Politique de confidentialité
-POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ-
Clinique Sécheresse Oculaire de Québec inc.
1. Introduction
Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour Clinique Sécheresse Oculaire de Québec inc. (ci-après « CSOQ », « nous », « nos » ou « notre »), qui est responsable de la mise en place de ce site web et de l’application de sa politique de confidentialité (ci-après la « Politique »). La présente Politique vise à vous informer des pratiques adoptées à l’égard des renseignements personnels ou confidentiels qui vous concernent ou qui concernent votre entreprise. Devant le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels et de santé vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.
1.1. Renseignements personnels
Un renseignement personnel vise tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone au travail.
1.2. Renseignements de santé
Au sens de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (RLRQ, c. R-22.1), un renseignement de santé désigne notamment toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne et liée à sa santé physique, mentale, ou à des services de santé. Cela inclut également les renseignements concernant les services de santé ou sociaux offerts à cette personne, notamment la nature de ces services, leurs résultats, les lieux où ils ont été offerts et l’identité des personnes ou des groupements qui les ont offerts. Puisque CSOQ est un cabinet privé de professionnels, des mesures supplémentaires sont mises en place afin d’assurer la protection de vos renseignements de santé. La présente Politique vise donc également à vous informer des modalités de cueillette, d’utilisation et de communication de ces renseignements de santé.
1.3. Cadre législatif
La présente Politique est adoptée conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) et de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (RLRQ, C. r-22.1), lesquelles vous confèrent des droits concernant l’utilisation et la gestion des renseignements personnels et de santé qui sont échangés dans le secteur privé. Notre Politique vise à vous éclairer quant à ces droits et à mettre en place des méthodes efficaces de protection de ces renseignements, le tout en conformité avec la Loi. La Politique prend également en compte les dispositions du Code des professions (RLRQ, ch. C-26) qui établit des normes particulières applicables aux ordres professionnels.
Le ministre responsable de l'Accès à l'information et de la Protection des renseignements personnels est responsable de l’application de Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
2. Consentement
En fournissant des renseignements personnels à CSOQ ou à ses fournisseurs de services et mandataires vous consentez aux conditions énoncées dans la présente Politique de confidentialité ainsi qu’à la collecte, l’utilisation, la conservation et la destruction de ces renseignements conformément à la Politique et tel qu’autorisé ou requis par la Loi.
Si vous fournissez à CSOQ ou à ses fournisseurs de services et mandataires des renseignements personnels concernant un autre particulier, vous déclarez que vous avez le pouvoir nécessaire pour le faire et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ce particulier afin de nous permettre de recueillir, d'utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins établies dans la présente Politique de confidentialité.
3. Collecte de renseignements personnels
CSOQ s’efforce d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter toute destruction accidentelle ou non conforme aux lois, toute perte accidentelle, toute divulgation ou modification non autorisée, tout accès non autorisé ainsi que tout traitement illégal.
Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.
Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis à l’aide des différents formulaires disponibles sur notre site web, soit le formulaire de demande d’information, le formulaire de prise de rendez-vous et le formulaire de référence utilisé par votre professionnel de la santé pour nous envoyer des informations à votre sujet. Certaines informations sont également récoltées par le biais des échanges courriels entre vous-mêmes et CSOQ. Nous utilisons également des fichiers témoins (aussi appelés « cookies ») pour réunir des informations vous concernant. CSOQ conserve ces données à des fins d’interactivité et d’optimisation des échanges et services. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur notre site web.
Le fichier témoin est un petit fichier électronique installé par votre navigateur sur votre appareil lorsque vous visitez un site web. Les témoins permettent aux sites web de mémoriser certaines informations à votre sujet en vue de faciliter votre accès et votre navigation Internet à l’intérieur de notre site. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site web qui les transmet à votre ordinateur. Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.
Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.
3.1. Données collectées
En accédant au présent site, un échange d’information s’effectue automatiquement entre votre ordinateur et le serveur de CSOQ. Aucune information permettant de connaître votre identité n’est directement associée à votre adresse IP. Une identification est toutefois possible avec l’intervention de votre fournisseur.
Lorsque vous effectuez une demande par l’entremise du formulaire de demande d’information disponible sur notre site web, CSOQ collecte les renseignements personnels suivants :
a) Votre prénom et nom de famille;
b) Votre adresse courriel;
c) Votre numéro de téléphone;
d) Vos disponibilités; et
e) La raison de votre demande et toute autre information que vous choisirez de nous partager.
Lorsque vous effectuez une demande par l’entremise du formulaire de prise de rendez-vous disponible sur notre site web, CSOQ collecte les renseignements personnels suivants :
a) Votre prénom et nom de famille;
b) Votre adresse courriel;
c) Votre numéro de téléphone;
d) Un deuxième numéro de téléphone, si applicable;
e) Vos disponibilités;
f) Votre date de naissance;
g) L’intensité de vos symptômes (léger, modéré, sévère ou à degré d’intensité variable); et
h) Toute autre information pertinente que vous choisirez de nous partager.
CSOQ peut également collecter différentes données personnelles lorsque nous échangeons avec vous par le biais de votre adresse courriel. En ce cas, veuillez noter que nous ne conservons que les renseignements nécessaires à l’évaluation et au traitement de votre dossier et de votre état de santé. CSOQ n’est pas et ne peut être tenu responsable des risques reliés à votre utilisation de tout logiciel informatique d’échange de courrier électronique.
3.1.1. Formulaire de référence de patient
Lorsqu’un professionnel de la santé effectue l’envoi d’une référence de patient par l’entremise du formulaire de référence disponible sur notre site web, CSOQ collecte des renseignements personnels suivants sur le professionnel ainsi que sur le patient qui nous est référé. Si vous êtes un professionnel de la santé, CSOQ collecte les renseignements personnels et professionnels suivants :
a) Votre prénom et nom de famille;
b) Votre profession;
c) Votre adresse courriel;
d) Le nom de votre clinique;
e) Votre numéro de téléphone; et
f) Toute information supplémentaire que vous choisirez de nous partager.
En tant que patient référé par le biais de ce formulaire, CSOQ collecte les renseignements personnels suivants :
a) Votre prénom et nom de famille;
b) Votre date de naissance;
c) Votre numéro de téléphone;
d) Un deuxième numéro de téléphone, si applicable;
e) Votre adresse courriel;
f) Votre degré d’inconfort (léger, modéré, important ou autre);
g) Votre acuité visuelle, si disponible; et
h) Toute information supplémentaire que votre professionnel de la santé choisira de nous partager.
Veuillez noter qu’il est important pour vous de discuter du partage de vos informations personnelles avec votre professionnel de la santé. CSOQ utilisera les données partagées par votre professionnel de la santé exclusivement pour vous fournir les services appropriés à votre situation.
3.2. Finalité des données collectées
Les renseignements personnels qui nous sont transmis ne servent qu’à exécuter les mandats qui nous sont confiés, sous réserve des exceptions prévues par la Loi. Nous ne les conservons que le temps nécessaire et nous mettons tous les efforts pour les garder en sécurité.
CSOQ utilise les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
a) Communiquer avec vous;
b) Cerner vos besoins spécifiques;
c) Vous fournir des soins et services appropriés à votre état de santé; et
d) Vous envoyer toute documentation ou information pertinente et nécessaire à votre dossier.
CSOQ utilisera également votre adresse courriel pour vous envoyer vos résultats cliniques. Soyez assuré que nous utilisons des normes de sécurité reconnues dans le cadre de nos échanges par courrier électronique. Cependant, CSOQ n’est pas et ne peut être tenu responsable des risques reliés à votre utilisation de tout logiciel informatique d’échange de courrier électronique.
3.3. Conservation et destruction des données collectées
3.3.1. Conservation
Les renseignements personnels collectés ne sont conservés que pour la période nécessaire à la complétion de nos mandats. Vos renseignements personnels sont conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par CSOQ, lesquels sont situés soit dans nos bureaux, soit dans les bureaux de nos fournisseurs de services. Chaque employé de CSOQ veille de façon sécuritaire à la conservation de ses dossiers et de vos données.
3.3.2. Destruction
Lorsque les renseignements personnels collectés ne servent plus aux fins pour lesquels ils ont été récoltés, CSOQ s’engage à procéder à leur destruction ou à leur anonymisation, le cas échant.
3.4. Processus de plainte
Pour les fins de l’application de la présente Politique de confidentialité, toute plainte relative à la protection de vos données personnelles pourra être acheminée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après la « Personne Responsable »), dont les coordonnées sont énoncées à l’article 9 des présentes.
Notre processus de traitement des plaintes suit le cheminement général suivant :
1. Réception de la plainte via courriel ou téléphone;
2. Comptabilisation de la plainte dans le registre des incidents de confidentialité de CSOQ;
3. Analyse de la plainte par la Personne Responsable;
4. Mise en place de mesures raisonnables de solutionnement de la plainte; et
5. Communication et discussion avec le plaintif concernant les mesures qui ont été mises en place.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement, dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.
3.5. Traitement des incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité correspond à tout accès ou à toute utilisation ou communication non autorisés par la Loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
Toute personne qui est témoin d’un incident de confidentialité en informe immédiatement la Personne Responsable de la protection des renseignements personnels. Dans les plus brefs délais, CSOQ prend les mesures nécessaires et raisonnables afin de diminuer les risques de préjudice et d’éviter qu’un incident de même nature se produise.
CSOQ conserve un registre des incidents de confidentialité impliquant les renseignements personnels ou de santé en cause. Tout renseignement contenu au registre des incidents de confidentialité est conservé pour une période minimale de cinq (5) ans à compter d’un tel incident.
4. Rôles et responsabilités
Tous les membres du personnel de CSOQ ainsi que les professionnels qui y exercent leur profession œuvrent de concert afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels et de santé.
La présidente de CSOQ exerce également la fonction de Personne Responsable de la protection des données personnelles, et veille à assurer le respect et la mise en œuvre des dispositions relatives à la protection de vos renseignements et de la présente Politique.
4.1. Personnes autorisées
Seules les personnes autorisées par la Loi auront accès à vos renseignements personnels et/ou de santé. Ainsi, les stagiaires, étudiants, employés et les professionnels exerçant leur profession au sein de CSOQ pourront récolter, utiliser et/ou divulguer vos renseignements dans la seule mesure prévue par la Loi et/ou lorsque nécessaire pour mener à bien les mandats qui sont confiés à CSOQ.
5. Vos droits
Nous nous engageons à reconnaître un droit d’accès et de rectification des renseignements personnels aux utilisateurs concernés et désireux de consulter, modifier ou radier ces renseignements, sous réserve des exceptions prévues par la Loi. Dans certaines circonstances, vous disposez donc des droits suivants :
a) Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d'une somme monétaire, vous pouvez ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements vous concernant;
b) Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
c) Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
d) Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion vous cause préjudice ou contrevient à la Loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
e) Anonymisation : le fait que CSOQ puisse, au lieu de les détruire, anonymiser vos renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes;
f) Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé; et
g) Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.
Afin d’exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec la Personne Responsable de l’application de la Politique, dont les coordonnées sont décrites à l’article 9.
6. Sécurité
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les employés et partenaires de CSOQ sont tenus de respecter et de préserver la confidentialité de vos informations. Afin d’assurer la sécurité de vos renseignements, nous nous engageons à maintenir un haut degré de sécurité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transmissions et de vos transactions. Veuillez toutefois noter que CSOQ n’est et ne peut être tenue responsable de votre utilisation de notre site web ou des risques inhérents à l’utilisation d’Internet.
6.1. Liens externes
Le site web de CSOQ peut contenir des hyperliens vers d’autres sites. Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web et les renseignements alors échangés ne sont plus assujettis à la présente Politique. CSOQ n’assume aucune responsabilité à cet égard. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de la politique de confidentialité qui s’applique aux sites web que vous visitez, le cas échéant. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.
6.2. Tierces parties
Afin de vous fournir nos services, il se peut que nous procédions à la transmission des renseignements personnels collectés avec certains tiers. Toutefois, soyez assurés que nous ne divulguerons aucun renseignement personnel à moins que nous ayons votre autorisation ou que nous y soyons contraints par la réglementation applicable.
Dans le cadre de ses activités, CSOQ pourrait divulguer vos renseignements à de tierces parties ce qui inclut notamment :
a) Des tiers sous-traitants en lien avec nos services;
b) Des tiers fournisseurs de services incluant notamment les services relatifs à notre site web (hébergement, sécurité, etc.). Les renseignements personnels fournis sont alors limités aux seuls renseignements nécessaires pour leur permettre de réaliser leurs services et ces fournisseurs sont obligés de préserver la confidentialité de ces renseignements; et
c) Des autorités publiques gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services.
En outre et de manière générale, CSOQ pourrait divulguer des renseignements de santé à de tierces parties dans certains cas spécifiques, notamment :
a) Lorsque nécessaire pour l’application de la Loi ou expressément prévu par celle-ci;
b) Lorsque nécessaire à des fins de sécurité publique ou de poursuites pour une infraction; et
c) Lorsque nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise. En aucun temps, CSOQ ne vendra ni n’échangera vos renseignements personnels moyennant paiement.
6.3. Produits et services technologiques
Dans le cadre de l’exécution de ses mandats, CSOQ utilise notamment les produits et services technologiques suivants :
- Le logiciel CLINICIEL pour la prise de rendez-vous les suivis et les dossiers de patients;
- Les appareils IDRA et OSA de Sistemi, pour la prise de photos des yeux (paupières, cils, segment antérieur);
- Les formulaires Google Forms, pour la complétion des formulaires présents sur notre site web.
CSOQ ne conserve pas de renseignements personnels ou de santé en format papier. Les renseignements collectés à l’aide des logiciels et appareils susmentionnés sont conservés sur les ordinateurs dédiés à ces logiciels et appareils. Ces logiciels et appareils sont également mis à jour selon les recommandations de leur fabricant.
7. Modification
La présente Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment. En cas de modification à la Politique, CSOQ émettra un avis à cet effet sur son site web. En tant qu’utilisateur, vous êtes donc responsable de vérifier périodiquement notre Politique afin de vous tenir à jour des possibles modifications qui peuvent y être apportées.
8. Activités de formation et de sensibilisation
Afin de sensibiliser et informer ses employés et professionnels de leurs obligations en lien avec la protection des renseignements personnels et de santé, CSOQ met à la disposition des membres de son personnel des lignes directrices et des politiques auxquelles ces derniers ont l’obligation de se conformer.
Les professionnels doivent également respecter les dispositions du Code des professions (ch. C-26, a. 87) et du Code de déontologie des optométristes (ch. O-7, r. 5.1) qui traitent de la protection des renseignements personnels et de santé détenus par le professionnel.
9. Personne Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne suivante est désignée comme Personne Responsable de la protection des renseignements personnels récoltés en conformité avec la Loi et la présente Politique de confidentialité :
Dre Lucie Boivin, présidente
T : (418) 951-6780
Courriel : lucie.boivin@secheressequebec.com
315-5075 boul. Wilfrid-Hamel
Québec (Québec) G2E 5G3
Il est possible pour vous de communiquer en tout temps avec la Personne Responsable afin d’exercer vos droits relatifs à la Politique de confidentialité de CSOQ.
Il est entendu que la Personne Responsable peut déléguer cette fonction par écrit, en tout ou en partie, et ce, à toute personne.
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Date d’entrée en vigueur : 22 septembre 2023
Généré par CSOQ
Dernière modification : 11 novembre 2024